Muzeum Kinematografii w Łodzi przetwarza dane osobowe osób, które odwiedzają Muzeum i jego stronę internetową, biorą udział w wydarzeniach oraz w konkursach Festiwalu Mediów „Człowiek w Zagrożeniu”, zapisują się na newsletter, zawierają z Muzeum umowy i biorą udział w rekrutacji. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane zbieramy, w jakim celu, na jakiej podstawie, komu je przekazujemy i jakie prawa Państwu przysługują. Realizujemy w ten sposób obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 RODO.
I. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Muzeum Kinematografii w Łodzi, pl. Zwycięstwa 1, 90-312 Łódź.
Telefon: 42 203 24 50. Mail: muzeum@kinomuzeum.pl
II. Inspektor Ochrony Danych
Muzeum wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Małgorzata Maciejewska.
- E-mail: iod@kinomuzeum.pl
- Telefon: 517 562 083
- Adres do korespondencji: jak w punkcie I, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
Z Inspektorem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z praw opisanych w punkcie VIII.
III. Cele przetwarzania, podstawy prawne i okresy przechowywania
Dane przetwarzamy wyłącznie w celach wymienionych poniżej. Każdemu celowi odpowiada odrębna podstawa prawna i odrębny okres przechowywania.
Działalność statutowa Muzeum
Gromadzenie i udostępnianie zbiorów, wystawy, pokazy filmowe, zajęcia edukacyjne, promocja i upowszechnianie kultury
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z ustawą z 21 listopada 1996 r. o muzeach oraz ustawą z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
Okres przechowywania
przez czas realizacji zadania, a następnie zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt Muzeum
Organizacja Festiwalu Mediów „Człowiek w Zagrożeniu”
Zgłoszenia filmów i reportaży, selekcja, prace komisji selekcyjnych i jury, akredytacje, kontakt z twórcami
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zgłoszenie i umowa licencyjna), art. 6 ust. 1 lit. e RODO, art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda w zakresie wskazanym w regulaminie konkursu)
Okres przechowywania
do zakończenia edycji Festiwalu i rozliczenia jej finansowania; dane laureatów oraz tytuły nagrodzonych filmów pozostają w dokumentacji Festiwalu bezterminowo
Zawieranie i wykonywanie umów
Licencyjnych, o dzieło, zlecenia, umów z kontrahentami
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Okres przechowywania
do zakończenia umowy
Obowiązki księgowe i podatkowe
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi
Okres przechowywania
5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą
Rekrutacja
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy (dane wymagane przepisami); art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dane podane ponad ten zakres oraz zgoda na przyszłe rekrutacje)
Okres przechowywania
do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje aż do odwołania
Zatrudnienie i prowadzenie akt osobowych
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z Kodeksem pracy
Okres przechowywania
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy)
Wysyłka bezpłatnego newslettera
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; zgoda na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną udzielana jest odrębnie
Okres przechowywania
do wycofania zgody
Fotografowanie i nagrywanie wydarzeń oraz publikowanie relacji
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. e RODO — dokumentowanie i promocja działalności (ujęcia ogólne, sprawozdawcze i z osób stanowiących szczegół całości); art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda przy zdjęciach i nagraniach portretowych
Okres przechowywania
bezterminowo w dokumentacji i archiwum Muzeum; materiały publikowane — do wycofania zgody albo skutecznego sprzeciwu
Rozpatrywanie wniosków, skarg i reklamacji; dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora
Okres przechowywania
do upływu terminów przedawnienia roszczeń
Statystyka i analityka strony internetowej oraz działania marketingowe w internecie
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona w banerze plików cookies
Okres przechowywania
do wycofania zgody albo do wygaśnięcia danego pliku cookie
IV. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od celu Muzeum może przetwarzać: imię i nazwisko, dane adresowe, adres e-mail, numer telefonu, wizerunek, adres IP i dane o urządzeniu, informacje zapisane w plikach cookies, a przy umowach i zatrudnieniu dodatkowo numer PESEL, datę urodzenia, numer rachunku bankowego oraz dane wymagane przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Numer PESEL przetwarzamy wyłącznie tam, gdzie wymagają tego przepisy — przy rozliczeniu umów, zatrudnieniu i obowiązkach wobec ZUS oraz urzędu skarbowego.
V. Źródła danych
Dane otrzymujemy zwykle bezpośrednio od Państwa. Mogą też pochodzić:
- od podmiotu zgłaszającego film lub reportaż do konkursu, gdy zgłaszającym jest producent, uczelnia albo instytucja, a dane dotyczą twórcy;
- od pracodawcy lub zleceniodawcy przy współpracy instytucjonalnej;
- z rejestrów publicznych (CEIDG, KRS) przy weryfikacji kontrahentów.
VI. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
- dostawcom usług informatycznych: hostingu strony internetowej, poczty elektronicznej, narzędzi do zbierania zgłoszeń konkursowych, systemu wysyłki newslettera i usług przechowywania plików;
- operatorowi platformy pokazów online, na której udostępniane są filmy festiwalowe;
- operatorom serwisów społecznościowych, w których Muzeum prowadzi profile;
- podmiotom świadczącym obsługę księgową i prawną;
- bankom i operatorom płatności;
- podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
Z każdym dostawcą, który przetwarza dane w imieniu Muzeum, zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).
VII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część narzędzi, z których korzysta Muzeum, dostarczają podmioty z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to w szczególności:
- formularzy internetowych, w których zbieramy zgłoszenia konkursowe Festiwalu;
- narzędzia tłumaczącego stronę internetową na języki obce;
- statystycznych i marketingowych plików cookies — jeżeli wyrażą Państwo na nie zgodę;
- serwisów społecznościowych, w których Muzeum prowadzi profile.
W tych przypadkach dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie następuje na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach Data Privacy Framework — jeżeli dostawca figuruje na liście DPF — albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres Inspektora Ochrony Danych.
VIII. Państwa prawa
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania — gdy podstawą przetwarzania jest wykonywanie zadania w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO) albo prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w każdej chwili i bez uzasadnienia;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego (punkt XII).
Wniosek prosimy kierować na adres Inspektora Ochrony Danych. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
Nie każde z tych praw przysługuje w każdej sytuacji — ich zakres zależy od podstawy prawnej przetwarzania. Jeżeli nie możemy zrealizować wniosku, wyjaśnimy dlaczego.
IX. Pliki cookies
Strona internetowa Muzeum używa plików cookies w kategoriach: funkcjonalnych (niezbędnych do działania strony, aktywnych zawsze) i statystycznych.
Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach plików cookies dostępnych na stronie. Pliki cookies można również usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies funkcjonalnych może utrudnić korzystanie ze strony.
X. Czy podanie danych jest obowiązkowe
To zależy od sytuacji:
- newsletter, statystyczne i marketingowe pliki cookies, zgoda na wykorzystanie wizerunku — podanie danych jest dobrowolne, a zgodę można w każdej chwili wycofać;
- zgłoszenie do konkursu festiwalowego — podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie można wziąć udziału w konkursie;
- zawarcie umowy — podanie danych jest warunkiem jej zawarcia i wykonania;
- rekrutacja i zatrudnienie — część danych jest wymagana przepisami Kodeksu pracy;
- obowiązki księgowe, podatkowe i ubezpieczeniowe — podanie danych wynika z przepisów prawa.
XI. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych przez Muzeum narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.